Правила деловой переписки от «БАТ Россия»
Как сделать так, чтобы твое письмо не вызывало у коллег отрицание, гнев, торг и другие стадии принятия? Что писать в теме и как оформлять пересланные сообщения? И чего точно лучше не делать? Ответы на все вопросы знают эксперты «БАТ Россия»!
В этой статье мы собрали главные советы от Кати Поповой и Сергея Улитушкина, специалистов по обучению и развитию персонала «БАТ Россия». Внимательно изучай правила и сохраняй себе: точно пригодится на новой работе или стажировке 🙂
Грамматические ошибки
Когда многозадачность вечно в режиме «ON», опечатки — обычное дело. Но для получателя это будет проявлением твоей невнимательности и неуважения.
Как избежать?
Сначала перечитай текст сообщения, затем проверь его с помощью F7 (если работаешь с ноутбука — в сочетании c Fn) или «Орфограммки», а если всё ещё сомневаешься в какой-то фразе — замени ее на другую формулировку.
Письмо на всех
Тебе хотелось, чтобы все коллеги были подключены к работе над новым проектом? Но кто из них прямой исполнитель — тайна, покрытая мраком.
Как правильно?
Раздели адресатов: «То» — основной ответственный, «Сс» — коллеги, которые должны быть в курсе. Укажи через «@имя», от кого и какие действия нужны. Добавляя новых людей в переписку, обозначай, зачем они там нужны.
ЭТО НУЖНО ASAP!
Хочешь перестраховаться или ответ действительно нужен прямо сейчас, а коллеги всегда просят не отвлекать их по пустякам? Не заваливай их сообщениями с фразой «Горящее письмо АСАП» в теме.
Как поступить?
Если дело действительно горит — позвони.
Прикрепленные файлы
Отправил письмо с кучей прикреплённых файлов, да ещё и с парой ссылок, которые оказались неактивными? Ничего, коллега разберётся, ему же не впервой.
Как исправить?
Если прикрепляешь несколько файлов, пропиши в письме, в каком файле какую информацию получатель сможет найти, укажи номер слайда/страницы. Вместо ссылок используй гиперссылки. Перед отправкой убедись, что ссылка работает.
Пересылаем всю рукопись FYI
Ты хочешь держать коллегу в курсе всех деталей и пересылаешь полную переписку за год? Тогда будь готов, что коллега возьмёт day off и валерьянку, чтобы прочитать всю историю сообщений.
Как предотвратить?
Перед отправкой убедись, что нужна вся переписка. Если какие-то моменты можно опустить, удали их. Пропиши в письме, на что именно обратить внимание.